مدیریت هزینه پروژه 

عوامل موفقیت در شرکت ها

یکی از مهمترین عوامل موفقیت در شرکت ها، دانش مدیریت هزینه می باشد. ارزیابی و تحلیل ها نشان میدهد که ورشکستگی اکثر شرکت ها در ایران و جهان به دلیل رعایت نکردن مدیریت هزینه می باشد و تنها عواملی مثل رکود اقتصادی، قانون، سیاست، جنگ و… (هرچند خیلی مهم و حیاتی هستند) باعث این امر نیست.

دلیل پویا بودن بعضی از شرکت ها

در همین اوضاع بد و نا به سامان اقتصاد در کشورهای جهان سوم هنوز شرکت هایی هستند که به دلیل رعایت مدیریت هزینه هرچند به آرامی اما هنوز زنده و پویا هستند.

زیرا مدیریت استراتژیک آن ها به گونه ای پایه ریزی شده است که عوامل داخلی و خارجی را زیر نظر دارند و  ورودی و خروجی های مالی را کنترل و با به روز کردن اطلاعات و تحلیل آنها جریان نقدینگی خود را پیش بینی می کنند که همگی این پویایی تحت نظر مدیریت هزینه و مدیریت استراتژیک می باشد.

اشتباهات رایج شرکت ها

یکی از اشتباهات رایج شرکت ها و موسسات این است که تصور می کنند با داشتن یک سیستم حسابداری معمولی می توان مدیریت هزینه انجام داد در صورتی که سیستم حسابداری یک مکمل برای مدیریت هزینه می باشد.

ماموریت مدیریت هزینه شرکت

۱- عملیاتی:

• آیا طبق برنامه بودجه بندی عمل کرده ایم؟
• اگر بیشتر هزینه کرده باشیم(یعنی بالاتر از سطح انتظار) باید به دنبال مشکل بگردیم تا در ادامه ضررهای بیشتری متحمل نشویم.

این مشکلات ممکن است:

• فروش با قیمت بالای تامین کنندگان باشد.
• تیم اجرایی از هزینه های بالایی برخوردار باشد.

نکته مهم این است که در یک پروژه با حجم بالا، کار کنترل دقیق در همه موارد هم از نظر کار و هم از نظر بودجه بسیار مشکل است اما به کمک برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت هزینه می توان ضرر را به کمترین مقدار رساند.

۲- پیش بینی:

۱- اگر به همین رویه پروژه را ادامه دهیم چقدر هزینه باید انجام دهیم و چه مقدار بودجه کم می آوریم؟

۲- در هر زمان در پروزه چقدر بودجه نیاز داریم تا بتوانیم بودجه و هزینه را میزان کنیم و از حالا شروع به تامین بودجه کنیم.

همیشه نیاز نیست بودجه ای که برای یک پروژه در نظر گرفته ایم را بلوکه کنیم می توانیم آن را در جای دیگری سرمایه گذاری کنیم و از ارزش افزوده این سرمایه گذاری برای پیش برد اهداف استفاده کنیم.

چرا به مدیریت هزینه احتیاج دارید:

• دسترسی به اطلاعات در هر زمان و گرفتن گزارش و تحلیل آن و در نتیجه یک تصمیم استراتژیک برای ادامه کار.

برای اخذ یک تصمیم معقول باید اطلاعات هزینه ای و عملکردی پروژه در دسترس باشد اما سیستم حسابداری فقط ورودی و خروجی های یک پروژه را سند می زند. در پروژه ها، پیمانکاران بعد از گذشت یک زمان نسبتاً بلند فاکتورها یا صورت وضعیت خود را ارسال می نمایند.

سیستم فنی پروژه:

سپس سیستم فنی پروژه شروع به تحلیل صورت وضعیت می نماید و بعد به بخش مالی ارسال می کند تا پرداخت گردد. این پروسه بیشتر از یک ماه به طول می انجامد. پس بین ارسال، تحقیق، ثبت و پرداخت هزینه ها زمانی بیش از ۲ ماه فاصله وجود دارد.

نتیجه می گیریم که سیستم حسابداری همیشه از سیستم مالی پروژه عقب است و به روز نمی باشد، در صورتی که مدیران باید جهت تصمیم گیری مناسب همیشه در کم و کیف دقیق سیستم مالی پروژه باشند.

 مدیران باید در جریان چه هزینه هایی باشند؟

• چگونه هزینه شده
• چگونه جلوی ضرر را بگیرند
• هزینه سربارکارگاه چقدر است؟

مدیریت پروژه باید در هر لحظه بداند که از لحاظ مالی چه اتفاقی در پروژه می افتد.

• پیش بینی نیاز به نقدینگی در پروژه در هر لحظه از زمان

از سیستم های حسابداری شرکت ها نمیتوانیم جریان نقدینگی آینده را طلب کنیم. ممکن است برای عملیات، در پروژه یک مقدار بودجه تهیه کرده باشیم. اگر عملیات ۱، به تعویق بیوفتد و عملیات ۳ شروع بکار کند حال چقدر بودجه نیاز داریم؟

در پروژه ها امکان دارد همه چیز طبق برنامه ریزی پیش نرود، در این زمان سیستم مدیریت هزینه با بهره گیری از دانش و نرم افزار های مدیریت هزینه میتواند پیش بینی درستی انجام دهد.

ساختار برنامه زمان بندی:

پس برای اینکه پیش بینی صحیحی از جریان نقدینگی آینده داشته باشیم باید ساختار برنامه زمان بندی شده را راه اندازی کنیم که براساس واقعیت های هر روز پروژه به روز شود.

پس داشتن این توقع از سیستم های حسابداری نا معقول به نظر می رسد. زیرا اگر هم بخواهند طبق برنامه ریزی عمل کنند باید با سیستم های برنامه ریزی و کنترل پروژه هماهنگ باشند که این قابلیت فقط در تیم سیستم مدیریت هزینه می باشد.

۳- مراکز هزینه با کنترل پروزه هماهنگ نیستند.

در نظر داشته باشید در یک پروژه دو قسمت وجود دارد. باید بودجه هر بخش را برنامه ریزی کرد و در پایان هر ماه هزینه آن بخش را با بودجه تعریف شده مقایسه کنید.حالا فرض کنیم مقدار زیادی مصالح برای پروژه خریداری شده است.

اگر به سیستم حسابداری مراجعه کنیم و از آنها بخواهیم که چقدر مصالح مربوط به قسمت اول پروژه و چقدر مربوط به قسمت دوم پروژه بوده است سیستم حسابداری نمیتواند پاسخگو باشد زیرا سیستم حسابداری طبق یک اصل استاندارد خود عمل می نماید و فقط مقدار ورود و خروج هزینه ها را ثبت می نماید.

ماهیت کار حسابداری:

ماهیت کار حسابداری این است و اصلا قرار نیست از کاربرد مصالح در قسمت های مختلف اطلاع داشته باشد.

از مطالب بیان شده نتیجه می گیریم که در کنار سیستم حسابداری پروژه باید یک سیستم مدیریت هزینه وجود داشته باشد تا همیشه بتوانیم، بخش هزینه پروژه را تحلیل و بررسی کنیم و تصمیم بگیریم که در حال حاضر باید از چه نوع استراتژی استفاده کنیم.

مطلب: مهدی کرمعلی