مدیریت پروژه چیست؟
منظور از مدیریت پروژه در پروژه ها برپایی سیستم های استاندارد، دستورالعمل ها و فرآیندهایی است که باعث بالا رفتن سطح انجام پروژه ها و ساماندهی کل پروژه می باشد.
مهم ترین مسئله در مدیریت پروژه ها این است که سیستم مدیریت پروژه برای هر سازمان و پروژه متفاوت می باشد پس باید مانند لباس، آنها را برای هر پروژه و سازمان، کارمندان و فرهنگ و … اندازه گیری کرد و جامه ی مناسب به آن پوشانید و کل سیستم را به تعامل رسانید.
کارهای اصلی در مدیریت پروژه
- پیدا کردن مشکلات سازمان، مدیریت روز دنیا
- نوشتن شکل انجام کلی کارها، دستورالعمل و آیین نامه
- پیاده سازی، انجام فرآیند، نظارت، ارزیابی و کنترل
بخش اول:
اولین بخش مدیریت پروژه، شناخت تمام ارکان پروژه و سازمان می باشد و در ادامه با شناخت و پیدا کردن مشکلات، راه حل هایی مناسب برای آنها تدوین می شود و اقداماتی لیست شده براساس دستورالعمل، تدوین و اجرایی می شود.
طراحی و تهیه فرآیند که در آن باید انواع مدیریت های مختلف در سازمان بررسی و کنترل شوند:
مدیریت یکپارچگی- محدوده- زمان- هزینه – کیفیت- منابع انسانی- مدیریت ریسک- ارتباطات ذینفعان
فرآیندها به صورت زیر انجام میگیرد:
بررسی کلیات پروژه : آغاز پروژه
تصمیم گیری انجام پروژه : برنامه ریزی
انجام پروژه: اجرا
ارزیابی و تحلیل : کنترل
برنامه ریزی اصلی ترین و مهمترین بخش مدیریت پروژه می باشد.
در برنامه ریزی، بسیاری از ابعاد پروژه باید مد نظر قرار گیرد که در آن از شروع تا خاتمه هر آن چیز که در پروژه باید اتفاق بیافتد و حتی اهداف پروژه در برنامه ریزی باید بررسی و نوشته شود اعم از زمان رسیدن به هدف پروژه، نحوه رسیدن به هدف. بنابراین برنامه ریزی هیچگاه متوقف نمی شود. مدیریت پروژه با گروه مدیران دیگر در لحظه در حال برنامه ریزی در زمان های مختلف و حالت های پیش آمده دیگر می باشد.
برای برنامه ریزی مناسب باید از دانش و اطلاعات کامل و مطمئن برخوردار بود تا بتوان بهترین تصمیمات و برنامه ریزی را انجام داد.در برنامه ریزی حتی باید ارتباطات بین اعضاء سازمان نیز مورد بحث و بررسی قرار گیرد.
هزینه های پرداختی
هزینه های پرداختی در پروژه یکی از مهمترین ارکان پروژه است که آنها را به عنوان قسمت مالی شرکت یاد می کنیم که وظیفه آن کنترل هزینه انجام پروژه در هر مرحله میباشد و اینکه برای آینده در هر لحظه چه مقدار بودجه باید تامین شود که اگر این برنامه از هر لحاظ درست انجام نشود تاثیر بسزایی در زمان بندی پروژه خواهد گذاشت.
ارائه برنامه ریزی منظم که همه اصول، قوانین، اجرا، هزینه، زمان و … در آن به درستی انجام شود بسیار سخت و طاقت فرسا می باشد اما می توان با اجرای سیستم مدیریت پروژه در هر سازمان و شرکت، هر پروژهای را به سرانجام رساند به شرط اینکه تمام واحدها کار خود را به درستی انجام دهند و زمانی پروژه به اتمام نزدیک میشود و به سوددهی مطلوب می رسد که مدیریت مناسبی در آن واقع شده باشد و زمان اتمام پروژه زمانی است که به پروژه دیگری فکر میکنید و برای آن برنامه ریزی می کنید.
در مرحله بعدی باید پروژه را از آغاز تا پایان مطالعه و ارزیابی نمود:
- طراحی و تدوین راهکارها و قوانین مورد نیاز
- طراحی و تدوین جداول مورد نیاز
- ارائه و پیشنهادهای پایه ای
- توضیحات انجام امور دفتری
- مستندسازی کل سند مدیریت پروژه های سازمان
- و در مرحله بعدی باید شروع به انجام امور اجرایی پیاده سازی سیستم ها کنیم تا بتوانیم آن ها را کنترل و ارزیابی کنیم.
در این بخش بعد از پیگیری واحدها باید شروع به آموزش دوره در همه موارد اجرایی کنیم.
آموزش ها باید به صورت زمان بندی شده و طی چند ماه به پرسنل و مدیران و معاونت هربخش آموزش داده شود. این آموزشی ها برای پیاده سازی و اجرای سیستم مدیریت پروژه اجرا می شود.
یک واحد مدیریت، کل سیستم مدیریت پروژه را به عنوان بخش مدیریت پروژه در دست میگیرد که این بخش شامل اجرا، تدوین، پشتیبانی، مسئولیت های تصمیم گیری و … می باشد. کار اصلی این بخش این است که تمام بخش های لازم در سیستم مدیریت پروژه از زمان شروع تا لحظه اجرا، پایان کار، ارزیابی و …را تدوین کند.
تدوین شامل موارد زیر می شود:
- قوانین و اجرا
- نوع انجام کار
- استاندارها
- آموزش و توسعه سیستم مدیریت پروژه
و در آخر مدیریت پروژه چیست؟
