برگزاری رویداد و کنفرانس
برگزاری هر گونه رویداد یا کنفرانسی به درستی و با توجه به اصول و ضوابط معین، نیازمند طراحی و برنامه‌ریزی دقیق است. از جمله مسائل مهمی که باید مورد توجه قرار گیرد می‌توان به برنامه، بودجه، اماکن، تدارکات، تجهیزات، بازاریابی و تبلیغات و… اشاره کرد.
انتخاب محل مناسب
انتخاب محل مناسب برای برگزاری رویداد یکی از مهم‌ترین تصمیم‌هاست. محل باید از لحاظ ظرفیت شرکت‌کنندگان، تجهیزات و امکانات مورد نیاز رویداد همچون سالن‌های مختلف با ابعاد مختلف، اتاق‌های کنفرانس، اتاق‌های نمایش، سیستم صوتی و تصویری و… مناسب باشد. همچنین دسترسی آسان به وسایل حمل و نقل عمومی نیز از دیگر ویژگی‌های مورد نظر است.
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی برای برگزاری موفق هر رویداد یا کنفرانسی باید از ماه‌ها قبل آغاز شود. طراحی برنامه به گونه‌ای که شامل سخنرانی‌ها، کارگاه‌های آموزشی، نمایشگاه‌ها، میهمانان ویژه و… باشد، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است. همزمان باید زمان‌بندی مناسبی برای استراحت، غذا خوردن و فعالیت‌های فرهنگی در نظر گرفته شود تا شرکت‌کنندگان خسته نشوند.
هزینه‌های
هزینه‌های برگزاری رویداد از جمله اجاره سالن و تجهیزات، هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات، صدور گواهینامه‌ها و نشانی‌های حضور، هزینه‌های بیمه، هماهنگی و تدارکات غذا و نوشیدنی و… باید از قبل محاسبه دقیق شود تا بودجه لازم تهیه شود. همچنین امکان جذب حامیان مالی نیز باید مورد بررسی قرار گیرد تا هزینه‌ها کاهش یابد.
تهیه و طراحی بروشور، پوستر، کاتالوگ
تهیه و طراحی بروشور، پوستر، کاتالوگ و سایر مواد تبلیغاتی با اطلاعات کامل برنامه‌ها، سخنرانان، ثبت‌نام و … به موقع و کیفی ضروری است. همچنین انتشار تبلیغات در رسانه‌های گروهی و شبکه‌های اجتماعی، دعوتنامه ارسال به افراد و نهادهای مرتبط و استفاده از تافل‌های تبلیغاتی در سایت‌ها و ایمیل مخاطبان می‌تواند در جذب شرکت‌کنندگان کمک‌کننده باشد.
ساماندهی ورود و ثبت‌نام
ساماندهی ورود و ثبت‌نام شرکت‌کنندگان نیز باید با دقت انجام شود. برای این منظور می‌توان از سامانه‌های کامپیوتری ثبت‌نام اینترنتی یا دفتر ثبت‌نام فیزیکی در محل رویداد استفاده کرد. در ثبت‌نام باید اطلاعات شخصی، رشته تحصیلی یا حرفه‌ای، اهداف از حضور و… جمع‌آوری شود تا بتوان بهتر برنامه‌ها را مدیریت کرد.
هماهنگی با سخنرانان و مدیریت زمان
هماهنگی با سخنرانان و مدیریت زمان‌بندی سخنرانی‌ها از دیگر وظایف مهم است. برای هر سخنران باید زمان مشخص و کوتاهی در نظر گرفته شود تا فرصت بیشتری برای گفت‌وگو از دیگر وظایف مهم در برگزاری موفق رویداد، برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های بین‌جلسه‌ای و استراحت شرکت‌کنندگان است. می‌توان از غذا و نوشیدنی، فعالیت‌های فرهنگی و سرگرمی مانند نمایش‌های هنری، بازی‌های جمعی و… استفاده کرد تا شرکت‌کنندگان از فضا و هوای متفاوتی برخوردار شوند.
در طول برگزاری رویداد، مسئولین باید نظارت دقیقی بر برنامه‌ها و اجرای آنها داشته باشند تا در صورت لزوم سریعاً اقدامات اصلاحی انجام شود. همچنین باید از کیفیت سخنرانی‌ها، تجهیزات و امکانات اطمینان حاصل کرد.
برگزارکنندگان باید پس از رویداد نظرات و پیشنهادات شرکت‌کنندگان را به منظور بهبود آینده جمع‌آوری کنند. همچنین گزارشی از فعالیت‌ها به همراه تصاویر برای مخاطبان و حامیان ارسال شود. به این ترتیب می‌توان پایه‌های موفقیت رویدادهای آینده را فراهم کرد.
با توجه به اصول بهینه برگزاری فوق اگر رویدادی به درستی طراحی و اجرا شود، می‌تواند اهداف خود را برآورده کند و شرکت‌کنندگان را راضی نگه دارد تا در آینده مشارکت بیشتری داشته باشند. بنابراین دقت در هر مرحله از برگزاری بسیار حائز اهمیت است.